Comment définir un besoin en recrutement ?

Un recrutement raté, ça coûte cher. En temps, en argent, en motivation d'équipe. Et dans la majorité des cas, l'erreur ne vient pas du sourcing ou des entretiens mais d'un besoin mal défini dès le départ.

Voici comment cadrer votre besoin en recrutement de façon efficace, pour maximiser vos chances de trouver la bonne personne au bon moment.

Commencer par analyser la situation

Avant de rédiger la moindre fiche de poste ou de lancer la moindre recherche, prenez le temps de décontextualiser votre besoin.

Évaluez la situation actuelle : Quels sont les défis de l'entreprise, les opportunités de croissance, les projets à venir qui nécessitent des compétences spécifiques ?

Impliquez les bonnes personnes : Organisez des échanges avec les hiring managers. Comprenez leurs attentes, leurs objectifs, leur vision du poste. Que vous soyez recruteur interne ou en RPO, la qualité de cette phase conditionne tout le reste.

Identifier la raison du recrutement

Pourquoi ouvre-t-on ce poste ? La réponse semble évidente, mais elle mérite d'être posée clairement :

• Développement d'une nouvelle fonctionnalité ou d'une nouvelle équipe tech
• Forte croissance de l'activité
• Départ d'un collaborateur
• Besoin temporaire sur une mission spécifique
• Compétence manquante à combler

Si vous ouvrez un nouveau poste, pensez à consulter la GPEC (Gestion Prévisionnelle de l'Emploi et des Compétences), une démarche RH qui permet d'adapter les emplois, les effectifs et les compétences à la stratégie de l'entreprise et à son environnement.

Définir le profil idéal

C'est ici que tout se joue. Formalisez précisément :

• Les compétences techniques attendues, le niveau d'expérience et les éventuelles certifications
• Les soft skills indispensables : leadership, esprit analytique, capacité à travailler en équipe...
• Un candidate persona : une représentation semi-fictive du candidat idéal pour le poste

⚠️ Ne confondez pas le candidate persona avec la scorecard qui, elle, décrit avec précision les attentes du manager, les objectifs du poste et les critères d'évaluation. Les deux outils sont complémentaires, pas interchangeables.

Sonder les managers et les équipes

Tout recrutement naît d'un besoin exprimé. Le recruteur a pour rôle de le préciser et de l'enrichir.

L'outil clé ici, c'est le brief de poste. Un échange structuré avec le hiring manager pour poser toutes les bonnes questions. Par exemple :

• À quoi ressemble la semaine type du futur collaborateur ?
• Quelles seront ses activités principales ? Peut-on estimer un pourcentage de temps par mission ?
• Avec qui travaillera-t-il au quotidien ?
• Est-ce un recrutement urgent ?

Et n'oubliez pas d'interroger l'équipe qui va accueillir le nouveau talent. Elle est souvent la mieux placée pour exprimer ce qu'elle attend vraiment de son futur collègue.

Si vous recrutez pour un client, allez encore plus loin : son marché, sa culture, ses valeurs, son envergure, ses projets de développement. Plus vous connaissez l'entreprise, mieux vous en parlerez aux candidats et plus vous leur donnerez envie de la rejoindre.

Enfin, identifiez clairement qui a le dernier mot : hiring manager, DRH, combinaison des deux ? Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont alignées sur le besoin avant de démarrer.

Recrutement interne ou externe ?

La question mérite aussi d'être posée en amont :

Recrutement interne : Moins onéreux, le collaborateur connaît déjà l'entreprise, ses valeurs, son fonctionnement. Le besoin peut parfois être comblé par un transfert, une formation ou une réorganisation d'équipe.

Recrutement externe : Apporte des compétences déjà acquises, un regard neuf et une expertise nouvelle. Si l'onboarding est bien géré, la nouvelle recrue renforce aussi la marque employeur.

Rédiger la fiche de poste

Une fois toutes ces informations recueillies, vous pouvez rédiger une fiche de poste solide. Elle doit couvrir :

Présentation de l'entreprise : Historique, taille, culture, valeurs, marchés, évolution récente.

Conditions de travail : Politique de télétravail, flexibilité des horaires, équipements, avantages sociaux, possibilités de formation.

Profil idéal : Soft skills, certifications, niveau de maîtrise des langues, fourchette d'expérience.

Rémunération : Fixe, variable, avantages, politique de révision salariale. La transparence sur ce point augmente la qualité et la quantité des candidatures.

Évolution et perspectives : Opportunités de développement, formations, programmes de reconnaissance.

Déroulé des entretiens : Étapes du processus, interlocuteurs, délais de décision.

Une fiche de poste bien construite attire les bons candidats et filtre naturellement les autres. Ne sous-estimez pas cette étape.

Les risques d'un besoin mal défini

Un cadrage insuffisant au départ peut entraîner :

• Du temps perdu à sourcer un profil qui ne correspond pas aux attentes
• Un coût élevé lié à un recrutement raté
• Une baisse de productivité avec une recrue mal positionnée
• Une démotivation de l'équipe concernée
• Une dégradation de la marque employeur
• Une perte de crédibilité auprès du manager ou du client

Ces risques sont évitables. Ils le sont d'autant plus facilement quand on prend le temps d'échanger en profondeur avec le décideur final et l'équipe d'accueil dès le début.

En résumé

1. Identifiez toutes les parties prenantes et clarifiez qui prend la décision finale
2. Posez les bonnes questions pour avoir une connaissance précise du poste et de ses enjeux
3. Croisez, filtrez et centralisez les informations pour formuler un besoin clair et partagé

La définition du besoin, c'est la première étape pour trouver votre prochaine pépite. Quand elle est bien faite, tout le reste suit naturellement.

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