Tout savoir sur le dispositif RPO : définition, coût, exemples...

Face à la pénurie de talents, de plus en plus d'entreprises font le choix d'externaliser leurs recrutements. Cabinets, chasseurs de têtes, freelances… Parmi toutes les options, le RPO ("Recruitment Process Outsourcing") séduit de plus en plus de DRH. Flexibilité, maîtrise des coûts, efficacité accrue : on vous explique tout.

RPO : définition

RPO ou Recruitment Process Outsourcing signifie littéralement externalisation des processus de recrutement. Le RPO est un modèle qui permet d'externaliser une partie ou l'ensemble ses processus recrutements. Cette solution vous permet de confier vos recrutements un prestataire qui peut s’intègre pleinement à votre entreprise, s’adapte à vos besoins pour une période flexible, à un coût fixe et maîtrisé.

Le RPO est une pratique de plus en plus répandue, notamment parce qu'il s'agit d'un modèle flexible et moins onéreux pour les entreprises qu'un cabinet de recrutement.

Quels sont les avantages du RPO ?

Voyons en détail les bénéfices à faire appel à un indépendant pour externaliser ses recrutements.

La flexibilité du RPO comme principal avantage

Les entreprises externalisant leurs recrutements cherchent généralement une plus grande flexibilité. Elles privilégient les consultants RPO pour deux raisons :

• ‍Une mise en place rapide : Oubliez le temps perdu à internaliser un recruteur en CDI ou CDD. Un consultant RPO, c'est quelqu'un qui est déjà outillé, qui connaît les métiers à recruter, et qui s'adapte à votre contexte en quelques jours. Pas de montée en compétences à gérer. Pas de période d'essai à traverser. Il est opérationnel dès le départ.‍
• Une adaptation permanente : Baisse d'activité, fin de mission ? Vous pouvez mettre fin à la prestation facilement, sans les contraintes d'un contrat salarié.

Le RPO permet de maîtriser son budget

L'externalisation de votre recrutement est une solution intéressante si vous souhaitez maîtriser vos coûts d'embauche.

Si à première vue le salaire d’un recruteur indépendant semble plus élevé que celui d’un employé, ce n’est, en réalité, pas le cas.

Il est important de bien prendre en considération le fait que votre recruteur indépendant sera rémunéré pour remplir une mission spécifique et de courte durée.

Pour une entreprise, c’est d’abord l’assurance d’une meilleure visibilité au niveau budgétaire. D’autre part, à la différence d’une embauche en CDI ou en CDD, si vous faites appel à un freelance, vous signez un contrat de prestation de service : vous n’aurez donc pas à payer les charges sociales.  

Combien coûte une prestation de RPO ?

Un recruteur indépendant peut sembler plus cher à première vue. En réalité, pas du tout.

Vous payez pour une mission spécifique et délimitée dans le temps. Pas de charges sociales. Une visibilité budgétaire totale.

Et les chiffres parlent d'eux-mêmes : à partir de 5 recrutements, vous économisez jusqu'à 50% par rapport à une prestation de chasse classique.

Exemple concret : 3 profils tech à 50 000€ brut

• Cabinet à 20% : 10 000€/tête = 30 000€ au total
• RPO à 500€/jour sur 2 mois (environ 40 jours) : 20 000€ au total

Même dans ce scénario conservateur, l'écart reste significatif. Et le RPO, lui, est exclusivement dédié à vos besoins sur toute la durée.

Pourquoi faire appel à un recruteur RPO

Une parfaite connaissance de métier et de son marché

Un consultant RPO, c'est souvent plusieurs années d'expérience en recrutement. Il connaît les profils, les canaux de sourcing, les salaires pratiqués et les attentes des candidats. Il est autonome, adaptable, et capable de travailler aussi bien en solo qu'en équipe, sur site ou à distance.

Un regard extérieur

Travailler avec un RPO, c'est aussi s'offrir un audit de votre organisation à un instant T. Il évalue objectivement vos process, vos canaux de sourcing, les compétences de vos équipes  et vous propose des axes d'amélioration concrets. Un œil neuf, ça change tout.

Dans quelles situation externaliser ses recrutements ?

Pour des besoins ponctuels

Une approche traditionnelle de recrutement peut s'avérer relativement onéreuse. Le recrutement RPO est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent faire appel à un consultant spécialisé, mais de façon ponctuelle. L’externalisation peut vous permettre d’optimiser votre budget et d’être plus réactif en fonction de vos besoins.

Voici plusieurs cas de figure où le RPO peut s'envisager :

• Vous anticipez ou vous sortez d'une levée de fonds
• Vous prévoyez une forte activité sur 3 à 6 mois
• Vous développez une nouvelle BU

Pour déployer une stratégie à long terme

Le RPO est aussi un moyen efficace d’instaurer une stratégie de recrutement sur la durée en structurant vos process RH. Vous pouvez tout à fait confier une mission d'audit de votre process à votre consultant RPO. Avec son œil d'expert et sa prise de recul, il pourra vous challenger et vous faire des propositions d'optimisation très concrètes.

C'est idéal pour préparer le terrain avant l'intégration d'un Head of Talent ou d'un TAM en interne dans votre équipe.  

Pour renforcer les équipes en interne

Le recrutement RPO s'avère idéal lorsque l'entreprise a besoin de renforcer les compétences de ses équipes internes, que ce soit au niveau des équipes RH ou des équipes de recrutement. En s'appuyant sur des experts du recrutement, le RPO permet de cibler les meilleurs talents pour des postes spécifiques, en se concentrant sur la compréhension approfondie des métiers et des besoins de l'entreprise.

Certaines entreprises l'utilisent parce qu'elles n'ont pas de service RH dédié et cherchent à déléguer leur recrutement à des professionnels dont c'est le métier.

Quelle que soit la situation, l'externalisation des recrutements vous offre la flexibilité nécessaire pour répondre à des besoins ponctuels ou stratégiques, en mobilisant les ressources appropriées et en optimisant la gestion des processus de recrutement. Cette approche garantit des processus de sélection plus efficaces, des entretiens plus pertinents, et in fine, une embauche des candidats les plus qualifiés pour les postes disponibles.

Comment se déroule une mission de RPO ?

Pour une première mission, votre prestataire proposera généralement un audit préalable pour faire le point sur vos process et vos besoins.

‍L'objectif : définir le nombre de consultants à mobiliser, leur profil, et la durée de la collaboration. Ensemble, vous déterminez aussi le mode d'intervention : sur site chez vous, ou depuis les locaux du prestataire.

L’évolution d’un dispositif RPO

Comment passer d'un process de RPO partiel, centralisé sur des tâches très opérationnelles, au déploiement d'un RPO total, focus sur des tâches stratégiques ? Nous allons vous expliquer les 3 niveaux d'évolution possible en fonction de vos objectifs et de vos attentes.

1er degré : focus opérationnel

Vous souhaitez externaliser les tâches liées à la gestion des processus RH / recrutement et recherchez un fort niveau d'efficience. Vous voulez d'abord réduire les coûts et simplifier la partie administrative de vos recrutements. Vous confierez à votre consultant RPO des missions en lien avec :

• Le traitement des CV
• La coordination des recrutements
• Des recrutements ponctuels, à la demande

2nd degré : focus process

Vous souhaitez externaliser les tâches liées à la gestion des processus RH / recrutement et travailler sur des pistes d'amélioration de vos processus. Aux objectifs du 1er degré s'ajoutent des besoins de flexibilité et d'automatisation. Vous choisissez de confier à votre consultant RPO des missions en lien avec :

• Des volumes de recrutement "simples"
• Des recrutements ponctuels sur des profils en tension

3ème degré : focus stratégique

Vous souhaitez externaliser les tâches liées à la gestion des processus RH / recrutement et travailler sur l'amélioration de votre politique RH. Vous souhaitez accompagner la transformation de votre organisation. Aux objectifs de 1er et 2nd degré vient s'ajouter la recherche d'innovation. Vous recherchez un consultant RPO pour :

• La réalisation d'une étude approfondie sur l'évolution de vos fonctions RH
• L'assistance dans la définition de votre politique RH
• Une veille "bonnes pratiques" en matière de recrutements et de ressources
• La recherche de compétences complexes

Grâce à sa flexibilité, le RPO est une véritable action sur-mesure. Qu'il s'agisse de travailler sur un gros volume de recrutement, sur des recrutements très spécifique et stratégique ou sur l'externalisation complète du processus de recrutement, les consultants s'adaptent au mieux à la demande de l'entreprise.

Les questions à vous poser avant de faire appel au RPO

Vous vous demandez s'il est temps pour vous d'envisager d'externaliser votre recrutement et d'envisager de faire appel à du RPO. Voici 5 questions qui pourraient vous aider à vous décider :

• Avez-vous les compétences en interne pour recruter les profils dont vous avez besoin ?
• Vos délais de recrutement sont-ils raisonnables ?
• Vos coûts de recrutement sont-ils maîtrisés ?
• Votre équipe RH est-elle dimensionnée pour gérer vos volumes ?
• Vos concurrents recrutent-ils mieux que vous ?

Comment bien choisir son consultant RPO ?

Le bon consultant RPO, c'est avant tout quelqu'un qui partage votre culture d'entreprise parce qu'il va l'incarner auprès de chaque candidat qu'il rencontre. Challengez-le sur son expertise, sa méthodologie, ses outils. Demandez-lui un feedback sur vos process et votre organisation. Un bon RPO doit être capable de vous apporter un regard critique et constructif dès le premier échange.

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